|
原文：http://www.misuisui.com/weblog/article.asp?id=698
因?yàn)榕嘤?xùn)安排的原由，這周又去培訓(xùn)了《如何駕馭電子郵件》，基本上老師講的有點(diǎn)混亂，我記的很分散，整理了半天才理出個(gè)頭緒出來，發(fā)現(xiàn)整理出來的結(jié)構(gòu)比老師講課的結(jié)構(gòu)要更好，好汗……
第一，要明確一些基本的理念（主要是講溝通和人際交往）：
- 郵件困擾與工作習(xí)慣有很大關(guān)系，管理電子郵件其實(shí)是在管理工作習(xí)慣
- 文如其人：郵件會在別人心目中影響你的個(gè)人形象
- 從與人溝通的角度出發(fā)
- 禮儀的本質(zhì)：是一組行為、是為了共同相處、對相關(guān)人的需要的尊重、適當(dāng)?shù)姆蠈Ψ狡谕男袨?
- 己所不欲，勿施于人
- 溝通的功能：傳遞信息、討論問題、交流感情
- 多一些面對面溝通
- 郵件不是一個(gè)讓對方達(dá)到自己想法的工具，而是一種人與人之間的溝通方式，不要忽視人
- 幫別人來幫助自已
第二，分析各種溝通方式的優(yōu)缺點(diǎn)：
- QQ是即時(shí)性，主要用來交流感情，但不太正式
- 電話有效、最快、有感情交流，但不能群體溝通、只能點(diǎn)對點(diǎn)
- RTX可群體溝通
- 郵件，可以大范轉(zhuǎn)傳遞信息，可保存。但不能做即時(shí)溝通，感性的溝通
第三，郵件溝通時(shí)要遵守的原則：
- 站在對方角度
- 雙向才是溝通
- 分階段（不要想一個(gè)郵件中包括所有內(nèi)容，解決所有問題，最好是漸近式）
- 郵件內(nèi)容最好過程化，不是結(jié)論式，要多次溝通（表達(dá)自己想法最好先提出一個(gè)問題，待對方參與進(jìn)來后，再漸進(jìn)式提出自己的想法。）
- 象IM一樣用郵件：分次溝通
- 綜合利用各種溝通方式，如：郵件預(yù)約面談，最后發(fā)總結(jié)報(bào)告
- 收到郵件，第一次就要看完整。然后馬上分為四大類：立刻做、以后做、授權(quán)、不做
第四、郵件溝通的細(xì)節(jié)：
- 主題：
- 簡潔，突出重點(diǎn)（標(biāo)題不要寫太泛的“話題”而是寫重點(diǎn)突出的“主題”）
- 有引吸力
- 方便對方查找
- 主題最好帶上需要收件人執(zhí)行的動作,如:[請審批]、[信息周知]。
- TO：
- 保持越少的收件人越好，多個(gè)收件人，要注意收件人之間的關(guān)系，考慮到不同人的情感需要
- 發(fā)完郵件還要配合其它溝通方式（面對面、電話、RTX…）
- 分析郵件組，提煉出關(guān)鍵聯(lián)系人。
- CC：同上，BCC要謹(jǐn)慎
- REPLY：
- 不要回復(fù)“謝謝”之類客套話，用其它方式做這種溝通，最好是面對面。
- 與郵件主題不一致時(shí)的內(nèi)容，回復(fù)時(shí)最好修改回復(fù)主題或另起郵件。
- 正文：
- 重點(diǎn)要突出（放在第一段，加粗、字體大小顏色）
- 層次分明（不要想到哪寫到哪，要理出一個(gè)結(jié)構(gòu)出來）一個(gè)段落一個(gè)主題
- 永遠(yuǎn)只做客觀描述，不做主觀感情表達(dá)，用具體事由說話
- 一封郵件不要給太多的信息
- 兩種郵件寫法：
- 提出問題、提出建議、怎么執(zhí)行
- 提出建議、說明原因、怎么執(zhí)行
- 發(fā)送前，復(fù)查一遍
本文鏈接：http://www.95time.cn/tech/site/2008/5965.asp 
出處：藍(lán)色理想
責(zé)任編輯：bluehearts
◎進(jìn)入論壇網(wǎng)站綜合、網(wǎng)頁制作版塊參加討論
|
